Mentions légales, conditions d’utilisation et politique de confidentialité — expense.mytranslogs.com

Responsabilité

Trans-Logs s’efforce de fournir des informations aussi précises que possible. Toutefois, des erreurs, indisponibilités temporaires ou omissions peuvent survenir. L'utilisateur est invité à vérifier l'exactitude des informations et à signaler toute modification utile.

Les informations publiées sur la plateforme sont fournies à titre informatif et opérationnel pour l’usage interne des organisations utilisatrices. L’éditeur ne peut être tenu responsable d’une mauvaise interprétation, d’un usage non conforme, d’une décision prise sans validation interne, d’une erreur de saisie, d’une mauvaise configuration ou d’un usage effectué avec des droits inadaptés.

Dans les limites permises par la loi applicable, l’éditeur ne garantit pas l’absence totale d’interruption, de bogue, de perte de connectivité ou d’incompatibilité avec l’environnement informatique de l’utilisateur. L’utilisateur et l’organisation utilisatrice demeurent responsables de leurs vérifications, contrôles internes et obligations légales propres (RH, paie, temps de travail, conventions et politiques internes).

Disponibilité, maintenance & sécurité

L’accès à la plateforme peut être interrompu, ralenti, suspendu ou restreint sans préavis, notamment pour maintenance, mise à jour, sécurité, migration, sauvegarde, diagnostic, incident technique, surcharge, défaillance réseau, ou en cas de suspicion d’accès non autorisé.

L’éditeur met en œuvre des mesures raisonnables de sécurité et de continuité, sans obligation de résultat absolu. Les organisations utilisatrices sont invitées à conserver leurs procédures internes de contrôle et de validation des déplacements et remboursements, ainsi que des mécanismes de vérification adaptés à leurs besoins.

Cookies

Le site peut utiliser des cookies strictement nécessaires au bon fonctionnement de la plateforme (session, sécurité, maintien de connexion, protection contre certains abus techniques). Aucun cookie tiers n’est utilisé à des fins publicitaires sur la plateforme.

Ces cookies techniques permettent notamment le maintien de session, la sécurisation de l’accès au portail et la continuité d’utilisation pendant la navigation. Leur désactivation peut altérer certaines fonctionnalités essentielles de la plateforme.

Accès à la plateforme

L’accès à certaines fonctionnalités nécessite une authentification. Chaque utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants, de la sécurité de son poste et de l’utilisation faite depuis son compte. En cas d’accès non autorisé suspecté, de perte d’identifiants ou de comportement anormal, le support doit être contacté dans les meilleurs délais.

L’accès peut être limité, suspendu ou ajusté selon les besoins d’administration, de maintenance, de sécurité, de gestion des rôles, de conformité ou de prévention d’abus. Les organisations utilisatrices demeurent responsables de la bonne attribution des accès à leurs employés, gestionnaires et administrateurs.

Usage autorisé

La plateforme est destinée à un usage professionnel interne lié à la gestion des déplacements professionnels, frais et remboursements des employés, conformément aux règles internes de l’entreprise utilisatrice. Toute tentative d’altération des données, de contournement des mécanismes de sécurité, d’automatisation non autorisée, d’extraction massive, d’ingénierie inverse ou d’utilisation abusive du service est interdite.

L’utilisateur s’engage à utiliser les fonctionnalités conformément à son rôle (opérateur, gestionnaire, administrateur, support autorisé) et à ne pas tenter d’accéder à des zones, données ou paramètres non autorisés. Toute utilisation non conforme peut entraîner une restriction ou suspension d’accès, sans préjudice de tout autre recours disponible.

Preuve technique & journaux

Pour des raisons de sécurité, de traçabilité, de diagnostic et d’exploitation, la plateforme peut conserver des journaux techniques et événements horodatés (connexion, saisie, approbation, paiement, actions, erreurs, journaux système). Ces éléments peuvent être utilisés à des fins de support, d’audit interne, de sécurité, de prévention des abus et de reconstitution d’incident, dans un contexte d’usage professionnel du portail de déplacements.

Les organisations utilisatrices demeurent responsables de l’interprétation opérationnelle et RH des données issues de la plateforme et de leur rapprochement avec leurs procédures internes, règles de remboursement, procédures comptables et validations humaines lorsque requis.

Conditions d’utilisation

L’utilisation du site implique l’acceptation pleine et entière des présentes mentions légales, règles d’utilisation et engagements de confidentialité intégrés à cette page. Elles peuvent être modifiées à tout moment. La version en vigueur est celle publiée sur cette page à la date de consultation.

En continuant à utiliser la plateforme, l’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance des présentes mentions et s’engage à respecter les règles de sécurité, de confidentialité et d’utilisation applicables au sein de son organisation.

Lorsque des conditions contractuelles spécifiques (contrat de service, entente commerciale, politique interne client) existent entre l’éditeur et une organisation utilisatrice, elles peuvent compléter les présentes mentions. En cas de contradiction, les dispositions contractuelles spécifiques prévalent, dans la mesure permise par la loi applicable.

Droit applicable & juridiction

Les présentes mentions et l’utilisation de la plateforme sont régies par les lois applicables du Québec et du Canada, sous réserve des dispositions impératives pouvant s’appliquer selon le territoire de l’organisation utilisatrice ou des personnes concernées.

Sauf règle impérative contraire, tout différend relatif à l’utilisation de la plateforme ou à l’interprétation des présentes mentions relève de la compétence des tribunaux du district judiciaire de Québec.

Mise à jour des mentions

Les présentes mentions légales peuvent être ajustées pour refléter l’évolution de la plateforme, de ses fonctionnalités, de ses mesures de sécurité et des obligations applicables. Les utilisateurs sont invités à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles mises à jour.

Les changements significatifs peuvent concerner le périmètre fonctionnel, les modalités d’accès, la politique de confidentialité, les mesures de sécurité, les durées de conservation ou les éléments de conformité liés à l’exploitation de la plateforme expense.mytranslogs.com.

Propriété intellectuelle

L'ensemble du contenu du site (textes, logos, images, scripts, bases de données, structures d’interface, éléments graphiques, marques, noms de domaine, documentations et contenus associés) est la propriété exclusive de Trans-Logs (mytranslogs.com) ou de ses titulaires respectifs, sauf mention contraire. Toute reproduction, diffusion, extraction, adaptation ou utilisation sans autorisation écrite préalable est interdite.

Les éléments visuels, structures d’interface, scripts et contenus de la plateforme sont protégés. Toute copie, adaptation ou réutilisation partielle ou complète en dehors des usages autorisés de la plateforme est interdite sans accord écrit préalable.

Protection des données personnelles (politique de confidentialité)

La présente section constitue la politique de confidentialité de la plateforme pour la collecte de renseignements personnels par un moyen technologique. Conformément à la législation applicable, les utilisateurs disposent de droits relatifs à leurs renseignements personnels (notamment accès, rectification et, selon le cas, suppression ou retrait de consentement lorsque applicable). Pour exercer vos droits ou poser une question relative à la protection des renseignements personnels : support@mytranslogs.com.

Les renseignements traités via la plateforme sont limités aux besoins opérationnels de déplacement, de remboursement, de suivi, d’administration des accès, de sécurité, de journalisation, de support et, le cas échéant, de gestion des dépenses de déplacement et, lorsque applicable, la préparation des remboursements au sein de l’organisation utilisatrice. L’accès aux données est réservé aux personnes autorisées selon leur rôle (ex. employés, gestionnaires, administrateurs autorisés, support habilité).

Finalités, catégories de données & moyens de collecte

Selon les fonctionnalités utilisées, la plateforme peut traiter des données d’identification (nom, identifiant, courriel professionnel), des données opérationnelles de déplacement (dates, lieux, motifs, adresses de départ et d’arrivée, coordonnées associées aux adresses sélectionnées, distance routière calculée, kilomètres, statuts), des éléments visuels ou documents (pièces justificatives téléversées et rattachées aux déplacements), des données d’usage et de sécurité (journaux de connexion, actions, erreurs, traces système) ainsi que des informations nécessaires à l’administration du service et au suivi des remboursements et dépenses de déplacement.

Ces renseignements peuvent être collectés notamment via la page de connexion, les formulaires du portail, les saisies de déplacements, téléversements de justificatifs, approbations et paiements, les actions d’administration, les échanges de support et les mécanismes techniques de sécurité. Les finalités principales incluent la gestion des déplacements professionnels et remboursements, la supervision, l’administration des accès, la sécurité des comptes, la prévention des abus, la traçabilité opérationnelle, le support technique, l’audit interne et l’amélioration du service.

Confidentialité des données

Les données enregistrées via expense.mytranslogs.com sont traitées de manière confidentielle et ne sont ni vendues ni divulguées à des tiers non autorisés. Elles peuvent toutefois être accessibles aux personnes autorisées (au sein de l’organisation utilisatrice et, au besoin, au support habilité), notamment lorsque nécessaire pour la maintenance, les mises à jour, le diagnostic et la résolution d’incidents. Les accès de support sont limités au besoin et journalisés ainsi qu’aux fournisseurs techniques ou sous-traitants nécessaires au fonctionnement de la plateforme, sous réserve des cadres contractuels et obligations applicables.

Les échanges et consultations au sein de la plateforme doivent être réalisés dans un cadre professionnel. Toute extraction, transmission ou diffusion d’informations en dehors des usages autorisés engage la responsabilité de l’utilisateur concerné.

Conservation & traçabilité

Les données de déplacements, pièces justificatives, approbations, paiements et journaux sont conservées selon les besoins opérationnels, les politiques de l’organisation utilisatrice et les obligations applicables.

En cas de fin de service d’une organisation utilisatrice, les données actives associées sont supprimées. Sur demande, une copie des données peut être remise avant la suppression. Des sauvegardes de sécurité sont effectuées quotidiennement et conservées pour une durée limitée (actuellement environ 45 jours) avant rotation : même après suppression des données actives, certaines informations peuvent subsister temporairement dans les sauvegardes jusqu’à leur remplacement normal.

Sécurité des accès

L’accès à la plateforme est protégé par des mécanismes d’authentification, des contrôles d’accès et des restrictions par rôle. Chaque utilisateur doit conserver ses identifiants de connexion de manière sécurisée, protéger son poste / terminal et signaler rapidement toute utilisation non autorisée ou suspicion d’accès anormal.

Des mesures de journalisation, de surveillance et de limitation d’accès peuvent être mises en place pour sécuriser l’exploitation de la plateforme et prévenir les usages non autorisés, dans le respect des obligations applicables.

Accès éditeur (maintenance) — L’éditeur de la plateforme peut disposer d’un accès privilégié réservé au développement, à la maintenance, aux mises à jour et à la pérennité du service. Cet accès est limité au besoin, protégé et journalisé.

Sous-traitants, hébergement & transferts

Le fonctionnement de la plateforme peut impliquer des fournisseurs techniques (hébergement, infrastructure, sauvegarde, courriel, supervision, sécurité, support) agissant pour le compte de l’éditeur ou de l’organisation utilisatrice selon les configurations en place. Pour fournir les suggestions d’adresses et calculer la distance routière, le texte d’adresse saisi peut être transmis de serveur à serveur au service Photon, puis les coordonnées des points sélectionnés au service de routage OSRM. Ces services utilisent des données OpenStreetMap; aucune clé API personnelle de l’utilisateur n’est requise. Ces interventions sont limitées aux besoins d’exploitation, de maintenance, de sécurité et à la fourniture de la fonctionnalité demandée.

Lorsque des renseignements personnels sont hébergés, sauvegardés ou traités à l’extérieur du Québec ou du Canada, cela peut être encadré par des mesures contractuelles, organisationnelles ou techniques appropriées, sous réserve des obligations légales applicables et des choix d’infrastructure retenus.

Demandes, plaintes & incidents

Pour toute demande d’accès, de rectification, de suppression (lorsqu’applicable), de retrait de consentement (lorsqu’applicable), de plainte relative à la protection des renseignements personnels ou de signalement d’un incident de confidentialité, contactez le responsable de la protection des renseignements personnels à support@mytranslogs.com. Les demandes sont traitées selon la législation applicable, dans des délais raisonnables, et peuvent nécessiter une vérification d’identité.

En cas d’incident de confidentialité, des mesures de containment, d’analyse, de mitigation et de communication peuvent être prises selon la nature de l’événement et les risques identifiés. Lorsque requis par la loi applicable, un registre des incidents est tenu et des avis peuvent être transmis aux personnes concernées et aux autorités compétentes, notamment lorsqu’un risque de préjudice sérieux est évalué.